本記事では外部ユーザーの招待方法、招待された方の参加方法をご紹介します。
チャット内の特定のトークルームに社外の方を招待できます。招待は「個別機能－外部招待」権限を付与されたユーザーから行えます。
Point
外部招待されたユーザーは、ROBOT IDのアカウント登録を行いトークルームへの参加承認を行います。ROBOT IDに登録されたアカウントはセキュリティルール「外部招待用セキュリティルール」が自動的に割り当てられます。
■社内ユーザー向け
・外部ユーザーの招待
■外部ユーザー向け
・招待された外部ユーザー側からの見え方とチャットへの参加方法
※もし、招待した外部ユーザーから「参加方法がわからない」などの質問がありましたらこちらをご確認ください。
外部ユーザーの招待
外部の方を特定のトークルームに招待します。
参加辞退された方を同じトークルームに再招待することも可能です。
Point
招待した方がアカウント登録を完了もしくは招待を辞退すると招待者に通知メールが届きます。
・任意のトークルームに新規で外部ユーザーを招待する
・トークルームへの参加を辞退したユーザーを再招待する
■任意のトークルームに新規で外部ユーザーを招待する
既に別のKnowledge Suite+やROBOT IDのアカウントをお持ちの方も、お持ちでない方も招待可能です。
1.トークルーム一覧から外部ユーザーを招待したいトークルームを選択します。
2.右上の外部招待アイコン（
）を押下します。
3.招待したい外部ユーザーのメールアドレスを入力し、［招待メールを送信する］を押下します。
4.以下のような表示になれば外部ユーザーへの招待は完了し、入力したメールアドレス宛に招待メールが送信されます。
■トークルームへの参加を辞退したユーザーを再招待する
トークルームへの招待を辞退された外部ユーザーを同じトークルームに再招待します。
該当のトークルームに参加しているメンバー（外部ユーザー以外）から再招待を行う方法です。他の参加メンバーが招待した方を再招待することも可能です。
1.トークルーム一覧から再招待したいトークルームを選択します。
2.右上の外部招待アイコン（）を押下します。
3.再招待したいユーザーの右側にあるメニューアイコン（
）を押下します。
4.［再招待］を押下します。
5.以下のような表示になれば外部ユーザーへの再招待は完了し、該当者へ招待メールが送信されます。
招待された外部ユーザー側からの見え方とチャットへの参加方法
DiSCUSの利用者からチャットのトークルームに招待された方はアカウント登録およびチャットへの参加登録が必要です。
有効期限は招待から7日間です。
1.メールボックスに招待メールが届きます。
2.招待メールに記載されている招待URLを押下します。
Point
既に別のトークルームに参加しDiSCUSへログイン済みの状態である場合は手順2の後、手順9へ遷移します。
未ログイン状態の場合はログイン画面へ遷移しますので、ログインIDとパスワードを入力してログインが完了すると手順9へ遷移します。
3.［アカウント登録］を押下します。
Point
「既存アカウントで承諾」を押下するとログイン画面へ遷移します。
別のトークルームに参加中のアカウントでログインすると手順9へ遷移します。
Point
アカウント登録を完了もしくは招待を辞退すると招待者に通知メールが届きます。
4.各項目を入力後、［登録］を押下します。【必須】と記載された項目は入力必須の項目です。
Point
この画面では「メールアドレス」「通知用メールアドレス」を編集できません。変更したい場合はアカウント登録完了後にROBOT IDのアカウント情報を編集してください。
ROBOT ID上での操作方法についてはROBOT IDマニュアルをご参照ください。
5.登録が完了し、登録したメールアドレスにアカウント登録完了通知メールが送信されます。
6.届いた通知メールに記載されているログインURLを押下します。
7.設定したログインIDと通知メールに記載されている仮パスワードを入力してログインします。
8.新規パスワードを設定し、［保存］を押下します。
Point
「新規パスワード」の入力欄右に表示されている条件に当てはまるパスワードを入力してください。
※パスワードポリシーは招待者側の管理者設定により異なります。
9.招待されたトークルームの［参加］を押下するとそのトークルームへの参加が完了します。
Point
［辞退］を押下するとそのトークルームに参加せず、招待履歴から消えます。
誤って辞退してしまった場合や有効期限が切れた場合は招待者へ再招待を依頼してください。